Mientras tu empresa va creciendo, es normal enfrentarse a una serie de retos de comunicación interna que no existían cuando el equipo era reducido. De la mano del crecimiento y la contratación de más personal, llegarán temas a resolver en cuanto a de gestión de urgencia de temas, entre los cuales hay uno más común de lo que se cree (y potencialmente perjudicial): la dificultad de determinar el canal adecuado para comunicarte con tus compañeros de acuerdo a la circunstancia.
¿Qué queremos decir con esto?
Probablemente al iniciar tu negocio o empresa, tenías un grupo de personas trabajando en un lugar pequeño, prácticamente "hombro a hombro", sacando las tareas del día. En este escenario es sencillo (no necesariamente efectivo) comunicarte con tus compañeros acerca de absolutamente todos los temas (personales y de trabajo) en cuestión de segundos.
Esto cambia, naturalmente, si al pasar el tiempo la empresa crece y ahora son 20, 30 o 40 personas divididas por áreas. Y se complica aún más cuando se encuentran en diferentes espacios físicos.
¿Cómo priorizar la comunicación y cuál es el mejor canal para cada tema?
Debemos aprovechar las herramientas tecnológicas con que contamos en la actualidad y no lograr lo contrario: que estas herramientas trunquen nuestro flujo de comunicación. Pareciera lógico que un mensaje urgente amerite una llamada telefónica, mientras que para una tarea de mediana urgencia puede bastar un mail: aquí el error es dar por hecho que todas las personas a nuestro alrededor tendrán el mismo sentido de relación urgencia/canal de comunicación.
Para evitar las "llamadas que pudieron ser un mail" así como el "¿porqué no me marcaste si esto era importante? ", te presentamos un sencillo sistema de relación canal/urgencia que creemos te funcionará bastante bien y puedes memorizar en un par de minutos:
Es importante tener esto en mente, con la finalidad de optimizar la comunicación interna y reducir dentro de lo posible distracciones innecesarias o por el contrario, poner un foco inmediato en lo importante sin retrasar esfuerzos.
¿Cómo puedes hacer que esto en realidad funcione, con 2 sencillos pasos?
Dedica una breve sesión informativa a este tema con todos los integrantes del equipo usando esta tabla como ejemplo. ¿Tedioso? Tal vez, pero en 5 minutos de explicación puedes generar ahorros importantes de tiempos individuales y por lo tanto económicos para tu empresa.
Genera un compromiso en el equipo de tener esta expectativa de canal/urgencia tanto al ser emisores como receptores. Esto es: responder a los mensajes laborales también con en estos tiempos en mente.